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時間浪費的最大元兇：無效率的組織運作

2014-04-21 Web only 作者：吳凱琳編譯

時間浪費的最大元兇：無效率的組織運作
圖片來源：flickr.com/photos/highwaysagency/5998133376
每一家公司，對於財務計算得都非常精確，深怕有任何的浪費。但是，很少有公司真正精算時間的浪費，例如：電話、電子郵件、會議等等，這些事情到底浪費了主管和員工多少時間？所謂「時間就是金錢」，但很多時候，時間浪費的元兇不在於個人時間管理的技巧不夠，而是無效率的組織運作。
美國貝恩策略顧問公司（Bain & Company）分析了17家大型企業的主管時間運用，並將研究結果刊登於《哈佛商業評論》（Harvard Business Review），以下是其中5點重要的發現：

1.開會時間毫無限制地成長：以一家大型企業為例，這家公司每星期召開一次執行委員會會議，但是為了準備好開會的資料，開會之前，參與這項會議的高階主管必須與其所管理的資深主管開會，資深主管又必須與其下的中階主管開會，依此類推。將所有會議時間加總的結果是：為了一週一次的執行委員會會議，一整年全公司必須額外增加30萬小時的開會時間，這還不包括員工準備會議資料或報告的時間。

2.科技的進步，增加時間的浪費：許多企業的高階主管一天收到200封以上的電子郵件，一年超過3萬封。隨著科技的進步，各種即時通訊軟體和應用程式的運用，只會讓時間浪費的問題更加惡化。

3.會議不斷增加，跨部門合作依然缺乏。儘管過去20年來，公司內人際互動頻率增加，但是80％互動限於部門內，跨部門、跨事業單位的溝通仍相當缺乏，即便有，但互動也僅限於資訊的分享，並未真正有深入討論跨部門或跨事業單位的行動整合。

4.太多無效會議，只好開更多會議直到作出決定。例如，主管常常在同一個時間重複安排不同會議，但到最後往往只能參加其中一場會議，至於其他主管無法出席的會議，通常很難做出具體的結論，常見的結果便是另行找時間開會。