帕列托法則告訴我們,判斷事情時必須縮小範圍,便可有效率提升成果。
文:鳥原隆志
17 帕列托法則:看清什麼才是「真正的兩成」
在決定優先順序時,有一個大家經常會使用的法則,也就是「帕列托法則」。帕列托法則是由一位義大利經濟學家帕列托(Vilfredo Pareto)所提出,被稱為「八二法則」
簡單來說,帕列托法則的概念是指「有八成的成果是靠著整體當中約兩成的人所達成」。舉例來說,「世上八成的財富是由整體社會處於上流的兩成富裕階級所持有」、「兩成的優秀員工創造出整體公司的八成成果」、「公司所銷售的商品當中,有兩成的產品占了八成的公司營業額」等多數例子。
列托法則指出「一切並非均等」的事實。此概念也可套用在貼近我們的日常生活上,告訴我們一小部分的事物有時會占整體的大部分。
這表示我們也可以換一個思維,告訴自己應該做的事情並非「每一件事都很重要」,「只有極少部分才是重要的事」。
在無數的應做事項或應判斷事項之中,或許只有極少部分的事能真正帶來成果。其實為了達到自我滿足,或因為慣性而去做某事的例子並不少見。
帕列托法則告訴我們,判斷事情時必須縮小範圍,便可有效率提升成果。
請在決定優先順序時,記得回想一下帕列托法則,豁出去地告訴自己:「如果不去做就會受到嚴重影響的工作,不過占了整體的兩成罷了。」這樣的想法會是一種提示,讓我們知道該如何決定優先順序。
相信也有人肩負重擔,必須處理無數重要的事情,這時要刻意篩選到只剩下三件事左右,針對這三件事定出優先順序。為了守護重要的事物,有時是不得不刻意選擇捨棄其他事物的。
18 檢傷分類:定出「不需要做的事項」
優先順序的判斷是指排出應處理事項的順序,但若是遇到更高級別的狀況,那就不是要懂得排出順序,而是要懂得做出刻意不處理的判斷。
假設發生緊急狀況,一大堆必須做出決定的事情攤在眼前,在這種情況下,不可能處理完所有事情,所以比起排出順序,「取捨選擇」更加重要。
當發生嚴重災害而出現多數傷患時,在醫療上會實施的檢傷分類即是做出「取捨選擇」的判斷之一。
若狀況已超出時間或人員可負擔的範圍時,即便有心想要治療所有傷患,還是必須做出像是「給予治療者」和「不給予治療者」等分類。
醫療上的檢傷分類會有「黑色」、「紅色」、「黃色」、「綠色」共四種顏色的牌子,用來繫在患者身上。
黑色代表已死亡或無生命跡象。紅色代表有生命危險的重傷患者。黃色代表雖無立即的生命危險,但若置之不理,有可能會惡化。綠色代表無須即刻予以治療的患者。
上述檢傷分類有明確的基準,例如有無呼吸、呼吸次數或意識狀態等等,並且要依照基準來進行分類。
這時的重點在於為了提升整體效率,即使不得已必須做出「不做」、「割捨」的判斷,這些也都是遵照明確的基準所下的決定。
19 灰色地帶:把心思花費在一時無法做出決定、卻應該深思熟慮的事情上
針對必須做判斷的事情,可以分成「幾乎可以毫不猶豫就做出判斷」以及「不知道該怎麼判斷才好」這兩種來思考。
假設走在路上時,街上的推銷員跑來跟你搭腔,這時你應該會果決地做出拒絕對方的判斷,而不會遲疑地想:「我該聽對方說話嗎?還是應該不要理會比較好?」再舉一個例子,當你看見有人受傷,而且對方拜託你幫忙叫救護車時,想必會立刻採取行動吧。
在工作上,也有很多像這樣可以毫不猶豫就採取行動的判斷。就如以下的狀況:
具有明確的基準,可照著基準做出判斷(可根據公司方針或公司規範來做判斷)。
攸關生死的狀況(危險行為或預防事故等等)。
不過,在工作上有些判斷是無法一時間做出決定的,也就是指不知道該怎麼做才好的「灰色地帶」。舉例來說,如下列狀況:
影響範圍甚廣的狀況(該結果會對公司或客戶等多數人造成影響的判斷)。
倘若失敗就會蒙受莫大損失的狀況(有可能導致發生高額虧損、傷及信用、品牌的判斷)。
局勢有可能劇烈改變的狀況(從未發生過的意外、不知道對方會怎麼出招)。
針對未來的戰略或長期計畫(確立方針或年度計畫等可預測影響未來的判斷)。
針對這些屬於灰色地帶的判斷,必須經過深思熟慮才行。藉由收集資訊、與周遭的人討論,或思考有沒有其他方法等動作,確實執行「可提升判斷準確性」的步驟。
這時的重點是:先思考「應不應該深思熟慮」,再把心力投注於必須深思熟慮的判斷上

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