如何分析記帳本，讓自己花得開心又存得安心

每年我都會分析一次帳本，目的是為了確認自己走在正確的理財路上，朝著想實現的財務夢想前進。這篇就來分享我是如何分析帳本的，不需要複複雜的會計分析能力，4個步驟從回顧到抓出新年度的消費標準一次完成。

步驟1》排出消費項目

一般來說，生活費大宗不外乎食、衣、住、行。我自己習慣是用比較明確的名稱去區分，比如這幾個常見的項目：

伙食費

主食：正常的三餐，通常是必要生活費。
副食：三餐以外的花費，偶爾買的麵包、額外想吃的東西。
零食、飲料：會特別區分出來，不然很容易破表！

日常花費

交通費：油錢、高鐵、台鐵、公車、計程車等我習慣記在一起。
日用品：衛生紙、沐浴用品等等。
醫療費：西醫、中醫、看病拿藥。
水電瓦斯費：這三樣我會分開記錄，方便控管。
手機、網路：通常是固定金額，比較常用在年度分析中。
房租、房貸：應該佔大部分人每月開銷中很大的比例。
保險費：我保險費是年繳，但會每月攤平去存起來等帳單。
學習費：我除了每月會分配部分收入到個人成長帳戶外，也會每月有些買書錢錢直接。
小技巧：可以把必要生活費排在一起，在後面的分析會有用。至於什麼是必要生活費，記得用「能活下去的基本花費」當標準。

步驟2》計算平均值、最高值、最低值

很久以前，我只會計算年度花費平均值而已，但畢竟一年有12個月，有些項目的高低變化幅度很大，或是想知道某幾個月是否花過多，後來就習慣把最高與最低值都抓出來，分析帳本時就一目了然。

備註：如果你也是用我設計的Excel記帳軟體，在「總表」那邊每項的最後面都有目前的平均值，可以直接複製貼上。最高、最低值就從每月金額中去找。

步驟3》與前年度比較增減幅度

計算某項花費跟去年或前幾年相比，平均值是增加或減少，我習慣使用百分比來衡量。通常這時我也會比對那項花費在今年上升很多（通常10%以上就會特別注意）。如果是合理的生活品質提升，或是某月必須的高花費拉高平均值就沒關係，如果是意外上升就要特別注意。

步驟4》粗估新年度的預算

這步驟是重點。前面3個步驟只是為了了解過去一年的消費習慣，主要目標還是要在新年度能存更多錢，但又不過於節省失去該有的生活品質。

通常，我會搭配新年度的目標計劃，事先預估某些項目開銷可能有明顯變動。比如說我估計今年在跟工作有關的支出會變多（可能是提升網站的主機費，或是外出演講的交通費），我這部分就會多抓一些。再者，前陣子我有在facebook提到手機方案我是改用預付卡，所以今年的手機費就會抓比較少。

同理，如果家中有新成員，或是工作上預期會有變動，就可以先在該項目多抓一些。至於如果不知道要抓多還是少的，就以去年度的平均值來設預算也可以。

最後再把每項目的預算加總起來，粗估一下今年的消費是變多或少，變多的話是在預期之內嗎？如果不是預期，是否在哪一項花費方配太多？然後再去比對舊年度是不是某項花費可以減少花一些。

提醒，步驟4的預算只是粗估，你是可以當作接下來每月的花費預算，但如果實際支出時超標也不用緊張，因為先粗估預算的目的是為了掌握自己的消費習性，等到隔年再分析帳本時，才會有資料可以回饋給自己。隨著一年又一年的經驗愈來愈多，預算抓起來就會愈來愈精準，這道理就跟是練習存錢是一樣的。

Excel工具下載

以上就是分析帳本的四個步驟，只要把握「比對——計算——預估」的概念，你就可以讓自己的帳本發揮更大的效應，真正達到記錄、計算、計劃的記帳好處，幫自己多存點錢，又可以心情平衡的去花錢，真正做到能花又能存！

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不用工作也有收入，3階段打造財務自由系統...

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減低帳務成本的實務解決方案
莊世金│理財周刊838期│2016-09-14

什麼是「兩套帳」？這是筆者常常被中小企業主問的問題。

理解會計人的語言─複式簿記

在談論兩套帳這檔事的時候，需要先暸解什麼是簿記的技術(初級會計學)。一般所謂的做帳，有分正統借貸的帳冊(即複式簿記)及流水帳(即單式簿記)，流水帳只有做何時收款、何時付款的記錄，甚至於是收到營收，還是收到借款返還都沒有明確的區分，亦即流水帳並沒有辦法簡便區分法律上權益(資產或負債)的增加或減少。

正統的帳冊，區分為借貸，也區分出法律上權益的記錄方式，正因為如此，初級會計也被大眾視為畏途。

簡單來說，借方與貸方是相對的概念(見表一)，借方是象徵擁有的資源(例如資產如現金，或先付兩個月的租金)，貸方象徵應給付的資源(例如應付他人的貨款為負債，或向股東取得的資源為股本)，至於收入減費用是淨利會增加股東權益。以上可推論出借方是資產增加及費用增加；貸方是負債增加、權益增加及收入增加。

複式簿記跟流水帳最大的差異就是，複式簿記可以記錄有形資源的流出流入，權益的增加減少，每一筆交易都可以用借貸的形式顯示資源的進出，但流水帳(單式)無法做到這一點。

為何不用流水帳來記錄交易？

舉例來說，股東投資一百萬進公司，公司必然要記錄「借：銀行存款[資產增加]100萬」、「貸：資本[權益增加]100萬」，股東的投資給付公司金錢資源一百萬元，股東保留了權益一百萬元未來可以分紅，所以分別記錄資產增加及權益增加。

若是公司付薪水二十萬，公司必然要記錄「借：薪資支出[費用增加]20萬」、「貸：銀行存款[資產減少]20萬」，公司給付薪水取得人力的勞務，支付掉有形的資源存款，取得勞務的服務，所以記錄費用增加及資產減少。

複式簿記的資源移轉記錄方式，是流水帳無法做到的，因為流水帳只能記錄現金收支，若現金收支只涉及資源移轉不涉及費用收入，那流水帳就會更頭痛了。

為什麼需要兩套帳？

回到我們談論的主題，為什麼需要有兩套帳？申報的稅務實務上，常見的影響公司帳務處理的是稅務法規的規定，稅務法規的規定常常會影響中小企業主要的思考方向。如果公司要做的是一套帳的方式，那這套帳除了要弄清楚公司的權利義務關係外，還要即時的記錄正確的資源流入及流出，其實投入的成本還真不少。

為了減少中小企業的稅務成本，於是有人就試著思考將帳務分拆成兩套，一套是對政府機關的外帳，一套是自己可以看的資金帳內帳，外帳只有核對相關的稅務憑證，九成以上是符合稅務法規的規定，而且可以外包給會計師或記帳士幫忙處理外帳繁瑣的事宜，因為外包可依各稅法規定的時點來申報納稅，不受時間上是否需要財務即時性的要求影響，亦可透過外帳的製作來掩蓋公司不小心踩到稅務紅線的錯誤。

另外一套是內帳，也就是核對資金進出(相對上是較外帳還正確的資源進出)，可以明確衡量損益不管形式上憑證的帳冊。

兩套帳的作法

因一本帳分為兩套做，所以會發展出不同目標導致不同做法的問題(見表二、表三)。舉例來說，若是公司營運有虧損，股東一直在墊款支持公司的營運，在一套帳為了確定帳務的真實性，會依據股東借款的條件來記錄股東往來的本金利息，在稅務法規的角度，公司支付股東個人利息需要做扣繳的動作，資產負債表上也會顯示股東往來在公司負債項目。

若用兩套帳來思考的話，內帳可能會實際記錄股東往來的本利還款情況，但外帳可能會因為公司沒有去處理利息扣繳的動作，為了避免稅務上處罰掩蓋住支付利息，故將還利息記錄為還本金(將錯就錯)，這樣就會造成衡量負債(債務)金額錯誤的問題，兩套帳有時候也算是一本迷糊帳。

簡化的稅制

一套帳分成兩套做，也是反映中小企業要減低帳務的成本，降低中小企業法規依循的成本，換言之，兩套帳是現行制度配套不完整的情況下，實務界的解決方案。

稅務上其實也有簡化制度性的作法，就是書面審核(簡稱書審)制度，該制度的目的是依據公司自行評估自己的行業，選擇行業代號，來申報稅務利於國稅局的書面審核。