文/下地寬也

你知道嗎?一個足以改變世界的商品,都有可能因為一次拙劣的簡報失去問世機會!倘若能夠研習「簡報法課程」,經過充分受訓過後,不論任何人都能在大大小小的場合中,自信滿滿地做出一場精采的簡報。

一分鐘簡報 首重壓縮資訊

一般人在做簡報時,大約需時多久呢?15至30分鐘嗎?假使被要求:「請在一分鐘內,簡述這場30分鐘簡報的精華部分。」大家的反應通常是下列兩種:

①「重點有很多,一分鐘可能講不完……。」

②「好的!最大的重點就是XX的部分,原因是XX……。」

你的反應是哪一種呢?哪一種反應的人是擅於簡報的?答案是②,因為這些人腦子裡很清楚「該說的事,要說的事」為何;換句話說,這些人「壓縮資訊」的能力非常強。因此,要提升簡報能力,首先必須學會「壓縮資訊」。

這是一個資訊爆炸的時代,有些人的簡報也由於塞滿過多的資訊而拖得又臭又長,改善重點就是把資訊「整理過後簡短陳述」。譬如一支60秒廣告,感覺起來時間滿長的吧?仔細想想,那「只是一分鐘」,不過是把資訊巧妙地「壓縮」進一分鐘裡,達到完整傳達訊息的效果罷了。

反覆練習 成為簡報達人

相信很多人都希望成為簡報高手,但是平日應該少有人會主動練習簡報。無論一般簡報的時間長度是15分鐘或30分鐘,「練習」時請集中在一分鐘內報完,如此一來,就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。

這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」,畢竟一分鐘之內不可能講太多話,一些非必要的事無法一一交代,於是在時間有限之下進行練習,便能學習到下列的技巧:

一、從試圖交代的龐大資訊當中,嚴選出非說不

可的重點。(學到取捨能力)

二、即便面對長時間的簡報,也能事先整理出簡

明扼要、清楚易懂的一分鐘講稿。

(學到作文能力)

三、深刻理解到,越是短時間的簡報,越需要搬

出關鍵字,好讓聽者留下深刻印象。

(學到關鍵字能力)

總之請先試試看吧,大聲宣告:「我要把自己想說的話都控制在一分鐘之內!」隨時意識到這一點,這將是在職場裡,成為簡報達人的第一步。

需要練習6次

依照一般經驗,簡報的事前練習至少要進行6次,任何人只要經過6次反覆練習,都能夠得到大幅的進步。此外,這「6次練習」請採取實際面對聽者的模擬狀態。

在許可情況下,請召集5至6名同伴為一組共同進行練習,並將每一名簡報者的狀況錄影下來,等所有人報告結束一輪之後,大家一起檢視影片,彼此回饋個人的表現有何優點或需要改進之處。

在簡報時很重要的關鍵,要能夠站在「主觀說話的自己」和「客觀檢視的自己」兩個立場做思考。也就是說,一邊簡報還必須一邊分身成兩個自己;一個是留意著抑揚頓挫說著話的自己,另一個是觀察聽者的反應,好準備接下來敘述內容的自己。不過,你可能覺得如此高難度的技術,根本不可能學得來吧?!

同時做兩件事

其實,人們只要經過練習,就能夠下意識地同時間做兩件以上的事。譬如學開車,你剛開始一定覺得要眼觀四面八方注意安全,又要掌控方向盤,還要腳踩煞車或油門,根本不可能同時顧及,但其實只要經過多次練習就能順利上手。

又好比電腦輸入時,也是經過練習,便能自然地讓腦子一邊思考,左右手還可以按下不同的按鍵。只要練習就能進步,一心多用也會逐漸化為「理所當然的感知」,而套用在簡報上也是同樣的道理。

客觀檢視自己

而一開始看到練習影片中的自己,可能會覺得很丟人,但反覆練習幾次,就能逐漸察覺簡報時的缺點了。此外,同樣的練習程序做了6次,之後正式上場時,便能夠一邊簡報一邊抽離「客觀檢視的自己」,進而達到完美的表現。

如此一來就能搞定這場簡報,你不但能夠感受簡報的現場氣氛,還能悠哉地留意聽者的表情。沒錯,重點就是這股「游刃有餘的心情」,任何場合,只要不慌不忙地面對,等於朝成功邁進了一大步。

作 者 小 檔 案

下地寬也,一九六九年生畢業於千葉大學工學部工業意匠學科,曾前往美國室內設計事務所深造辦公空間設計,從事工作環境與員工行動的分析研究。2003年進入KOKUYO研習單位,主要負責法人企業改革顧問、人才培育與員工訓練,同時負責KOKUYO集團的人才培育的企畫與執行,著有《1分鐘簡報法:日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的終極簡報術》等書。

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