文／下地寬也
你知道嗎？一個足以改變世界的商品，都有可能因為一次拙劣的簡報失去問世機會！倘若能夠研習「簡報法課程」，經過充分受訓過後，不論任何人都能在大大小小的場合中，自信滿滿地做出一場精采的簡報。
一分鐘簡報 首重壓縮資訊
一般人在做簡報時，大約需時多久呢？15至30分鐘嗎？假使被要求：「請在一分鐘內，簡述這場30分鐘簡報的精華部分。」大家的反應通常是下列兩種：
①「重點有很多，一分鐘可能講不完……。」
②「好的！最大的重點就是XX的部分，原因是XX……。」
你的反應是哪一種呢？哪一種反應的人是擅於簡報的？答案是②，因為這些人腦子裡很清楚「該說的事，要說的事」為何；換句話說，這些人「壓縮資訊」的能力非常強。因此，要提升簡報能力，首先必須學會「壓縮資訊」。
這是一個資訊爆炸的時代，有些人的簡報也由於塞滿過多的資訊而拖得又臭又長，改善重點就是把資訊「整理過後簡短陳述」。譬如一支60秒廣告，感覺起來時間滿長的吧？仔細想想，那「只是一分鐘」，不過是把資訊巧妙地「壓縮」進一分鐘裡，達到完整傳達訊息的效果罷了。
反覆練習 成為簡報達人
相信很多人都希望成為簡報高手，但是平日應該少有人會主動練習簡報。無論一般簡報的時間長度是15分鐘或30分鐘，「練習」時請集中在一分鐘內報完，如此一來，就能逐漸把「壓縮資訊」所必備的三種能力學起來了。
這三種能力包括「取捨能力」、「作文能力」與「關鍵字能力」，畢竟一分鐘之內不可能講太多話，一些非必要的事無法一一交代，於是在時間有限之下進行練習，便能學習到下列的技巧：
一、從試圖交代的龐大資訊當中，嚴選出非說不
可的重點。（學到取捨能力）
二、即便面對長時間的簡報，也能事先整理出簡
明扼要、清楚易懂的一分鐘講稿。
（學到作文能力）
三、深刻理解到，越是短時間的簡報，越需要搬
出關鍵字，好讓聽者留下深刻印象。
（學到關鍵字能力）
總之請先試試看吧，大聲宣告：「我要把自己想說的話都控制在一分鐘之內！」隨時意識到這一點，這將是在職場裡，成為簡報達人的第一步。
需要練習6次
依照一般經驗，簡報的事前練習至少要進行6次，任何人只要經過6次反覆練習，都能夠得到大幅的進步。此外，這「6次練習」請採取實際面對聽者的模擬狀態。
在許可情況下，請召集5至6名同伴為一組共同進行練習，並將每一名簡報者的狀況錄影下來，等所有人報告結束一輪之後，大家一起檢視影片，彼此回饋個人的表現有何優點或需要改進之處。
在簡報時很重要的關鍵，要能夠站在「主觀說話的自己」和「客觀檢視的自己」兩個立場做思考。也就是說，一邊簡報還必須一邊分身成兩個自己；一個是留意著抑揚頓挫說著話的自己，另一個是觀察聽者的反應，好準備接下來敘述內容的自己。不過，你可能覺得如此高難度的技術，根本不可能學得來吧？！
同時做兩件事
其實，人們只要經過練習，就能夠下意識地同時間做兩件以上的事。譬如學開車，你剛開始一定覺得要眼觀四面八方注意安全，又要掌控方向盤，還要腳踩煞車或油門，根本不可能同時顧及，但其實只要經過多次練習就能順利上手。
又好比電腦輸入時，也是經過練習，便能自然地讓腦子一邊思考，左右手還可以按下不同的按鍵。只要練習就能進步，一心多用也會逐漸化為「理所當然的感知」，而套用在簡報上也是同樣的道理。
客觀檢視自己
而一開始看到練習影片中的自己，可能會覺得很丟人，但反覆練習幾次，就能逐漸察覺簡報時的缺點了。此外，同樣的練習程序做了6次，之後正式上場時，便能夠一邊簡報一邊抽離「客觀檢視的自己」，進而達到完美的表現。
如此一來就能搞定這場簡報，你不但能夠感受簡報的現場氣氛，還能悠哉地留意聽者的表情。沒錯，重點就是這股「游刃有餘的心情」，任何場合，只要不慌不忙地面對，等於朝成功邁進了一大步。
作 者 小 檔 案
下地寬也，一九六九年生畢業於千葉大學工學部工業意匠學科，曾前往美國室內設計事務所深造辦公空間設計，從事工作環境與員工行動的分析研究。2003年進入KOKUYO研習單位，主要負責法人企業改革顧問、人才培育與員工訓練，同時負責KOKUYO集團的人才培育的企畫與執行，著有《1分鐘簡報法：日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的終極簡報術》等書。
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